담당자가 바뀌면 원고와 사진 폴더가 있어도 어느 현장에 어떤 문구를 사용할 수 있는지 알기 어려울 수 있다. 사진 사용 허락, 공정의 완료 상태, 견적 범위 같은 정보가 따로 흩어져 있기 때문이다. 인수인계 문서는 다음 사람이 안전하게 수정할 수 있는 근거를 담아야 한다.
발행 목록에는 글 주소, 담당 현장, 촬영일, 공개 허락 범위, 마지막 사실 확인일을 연결한다. 원본 사진과 편집본을 구별하고, 고객의 집 안에서 개인 정보나 위치가 드러나는 부분을 검토한 기록을 남긴다. 시공 전후 사진은 촬영 조건이 달라 결과가 과장돼 보이지 않는지 확인한다.
원고마다 현재도 맞는 설명과 바뀔 수 있는 가격·자재·공사 가능 범위를 표시한다. ‘다음 달에 수정’ 같은 막연한 메모보다 어떤 자료를 누가 확인해야 하는지 적는다. 공개 보류 원고와 이미 발행한 글, 종료된 행사 글도 상태를 나눠야 예약 게시물이 잘못 나가는 일을 막는다.
인수인계 뒤에는 새 담당자가 글 한 편을 선택해 원자료를 찾고 수정해보게 한다. 찾을 수 없는 출처나 권한이 없는 사진이 나오면 목록을 보완한다. 문서의 품질은 파일 수보다 다음 담당자가 사실과 허락 범위를 스스로 확인할 수 있는지로 판단한다.
급하게 게시해야 하는 글일수록 승인 상태가 중요하다. 임시 저장된 사진이 완성 현장으로 오인되지 않도록 파일과 원고에 공개 가능 여부를 표시한다. 인수인계 자료에는 로그인 비밀번호를 그대로 넣지 않고 공식 권한 이전 절차를 따른다. 문의 대응 중인 고객의 개인 연락처를 콘텐츠 폴더에 무분별하게 복사하지 않는다. 사용을 중단해야 하는 소재도 별도 목록에 남긴다.